Egy vállalat életében az ügyviteli rendszerek kérdése érzékeny pont. A legtöbben még ma is táblázatkezelőkben valósítják meg a munkafolyamataikat, mert az a tapasztalatuk, hogy a vállalatirányítási, ügyviteli vagy számlaigazolási rendszerek vagy drágák, vagy nem személyre szabhatóak, vagy csak egyszerűen kezelhetetlenül csúnyák.
Pedig nem feltétlenül kell egy kisebb afrikai ország GDP-jét kifizetni egy olyan rendszerért, amely könnyen bővíthető, tetszőleges folyamatokat lehet általa megvalósítani és hatékony, gyors bevezetéssel hamar használatba lehet venni.
Mi, az InfoSense Hungary csapata elkötelezett hívei vagyunk annak, hogy egy vállalat ügyviteli rendszere lehet egyszerre hatékony, testreszabott, integrált és kedvező árfekvésű.
Az általunk kifejlesztett INSTAFLOW keretrendszerre épülő ügyviteltámogatási rendszereink számos területen bizonyítottak. A keretrendszerről bővebben itt olvashat
INSTAFLOW keretrendszerünk működése egy hatékony központi workflowkezelőre és a köré épített, kevés kódot tartalmazó egyedi paraméterállományra épül.
Új folyamatlépést kell bevezetni a beszerzéstervező modulba? Kész.
Egyedi PDF-et kell készíteni a megrendelésről? Nem probléma.
Új adatmezőt kell elhelyezni az űrlapon, mert a kontrolling megköveteli? Oké.
A keretrendszer segítségével egy böngésző alapú alkalmazás készül, amely PostgreSQL / MySQL adatbázisra épül, adatkapcsolatokkal kommunikál az iktatási rendszerekkel, elektronikus aláírási rendszerekkel, pénzügyi és HR rendszerekkel, SAP-val, figyelembe véve, hogy sehol ne kelljen duplán rögzíteni adatokat.
A felhasználók azonosítása Active Directoryból történhet, SSO, 2FA kiegészítőkkel.
Beszerzéstámogatást, üzleti tervezést, közbeszerzési egybeszámítást, számlaigazolást, szerződésnyilvántartást, gyártásütemezést, hibajegykezelést, gépkocsihasználati engedélyezést, projektnyilvántartást, takarítási igénykezelést, névjegykártya-igénylést, biztosítási ügyintézést, kiküldetések kezelését, taxikód-igénylést, TÉR-értékelést, bérletigény-kezelést, munkatársi beléptetést, kiléptetési sétálópapírt, cafeteria-igénylést.
Megrendelőink meglévő szakrendszereihez való csatlakozás is megoldott, széleskörű tapasztalatunk van NEXON, SAP, DMS, ChaRM, OPAL, AdActa, Poszeidon, sERPa rendszerekkel, Microsec és Netlock aláíráskezeléssel, AD integrációval, Single-sign-on (SSO) megoldással, O365 levelezőszerverrel, Google Distance API-val.
Ügyviteli rendszereink alkalmasak homeoffice megoldások megvalósítására is. Távoli eléréssel notebookon, mobil eszközökön is könnyen használható ügyviteli felületek állnak az otthoni / távmunka megvalósítása érdekében a felhasználók szolgálatára.
Ügyfeleink számára nem csak fejlesztési, hanem rendszertervezési, konzulensi és egyéb információtechnológiai szolgáltatásokat is ajánlunk.
Az INSTAFLOW keretrendszer egy webalkalmazás-környezet, amelyben ügyviteltámogatási alkalmazásokat lehet megvalósítani. A keretrendszer SQL adatbázistechnológiára épül, és PHP környezetben fut. A felhasználók azonosítás után egy granularizált jogosultsági rendszer keretében adatlapokat hozhatnak létre, amelyeket egy folyamatvezérlési automatizmus támogatásával vezetnek végig. A keretrendszerben készült alkalmazások alkalmasak arra, hogy ne csak webböngészőben, hanem mobileszközökön is működjenek, a vállalat más rendszereihez kapcsolódjanak szabvány interface-ek segítségével, a készített lekérdezések eredményét letölthetővé lehet tenni. Az űrlapok, a folyamatvezérlés és a jogosultsági rendszer rugalmas paraméterezhetősége lehetővé teszi, hogy többféle folyamattámogatást egyszerre lehessen megvalósítani, az egyszerű jóváhagyási workflow-tól kezdve a HR folyamatokon át egy bonyolult beszerzési folyamatig. A rendszer egészére érvényes, hogy low code/no code szemlélettel lehessen paraméterezni.
A rendszer menüsorral teszi elérhetővé az egyes funkcióit, a listákat és a folyamat indítás elérhetőségét. Egyúttal egy általános keresőfelület is található a felső menüsor alatt. A rendszer teljes megjelenése skinezhető, arculati elemekkel testreszabható. Boostrap technológiát használ a felület külalakjára, ezáltal egy szabványos, áttekinthető felületet biztosít a felhasználók számára. Minden kapcsolódó adatlap átjárható egymás között (jogosultságtól függően), az adatlapokhoz kapcsolódó másik adatlapok összegyűjtve megtalálhatók a felületen.
Az INSTAFLOW keretrendszerben az űrlapok azok a képernyők, amelyeken keresztül adatokat rögzíthetünk. Az űrlapok adatmezőket tartalmaznak, amelyek különféle adatbeviteli és -megjelenítési funkciókat látnak el. A következő adattípusokat lehet mezőkben felvinni: szöveg, szám, dátum, lista, felhasználólista, file, megjegyzés, textarea, hivatkozás a rendszer egy másik adatlapjára, link, email cím, összetett objektum (táblázatszerűen felvihető, több adatoszlopot és -sort tartalmazó adatcsomag), számolt és nem szerkeszthető mező.
Az űrlapok mezőinek elrendezése paraméterezhető, az űrlapok tabokra oszthatók, ezáltal jobban átláthatóvá tehetők. Az űrlapok tetején funkciógombok helyezhetők el, amelyek az adatlap szerkesztését, mentését, továbbítását és egyéb speciális funckiókat látnak el. Az űrlapok tartalmazzák az adatlappal történt információkat, szerkesztési naplókat és a folyamatjelzőt, amely az adatlap által bejárt és továbbiakban bejárandó utat.
Az űrlapokon létrehozhatók ellenőrző funkciók, amelyek nagyon részletesen meghatározhatják, hogy egy adatlap továbbítható-e vagy sem. Például a kötelező mezők kitöltöttsége, a kötelező fileok feltöltöttsége/aláírtsága, mezők egymásra hatása ellenőrizhető, például keretfigyelés küszöbértékek elérése, ügyintéző elérhetősége, stb. A mezők más adatlapokról örökölhetnek értékeket. Egyes mezőkre egyediségi jelzőt lehet bekapcsolni, ezáltal például ugyanolyan adószámra nem lehet partnert rögzíteni. A mezőkhöz tartozhat mezősúgó. Az egyes adatlapokra megadható, hogy milyen jogokkal lehet rajtuk fileokat törölni, milyen általános olvasási jogok tartoznak hozzá, Adatlap titkosítást lehet eszközölni, amellyel tovább szűkíthetőek az olvasási jogok. Továbbá definiálható, hogy a folyamatjelző, a keretfelhasználásokat jelző diagramok láthatóak-e az egyes adatlapokon. A rendszerben megvalósítható, hogy az adatlapok hierarchikusan egymásra legyenek kapcsolva, ezen keresztül lehet például keretfigyelést megvalósítani.
A rendszerben létrehozott adatlapokat különféle listákba lehet rendezni, az adatlapok mezőit oszlopokként használva, azokban keresve (listaválasztós, keresés, szám- és dátumintervallumos keresés, szabadszöveges keresés). A listákat különféle néven el lehet menteni, ezek a felhasználókhoz rendelődnek, amelyeket a menüszerkezetből lehet elérni. A listák adattartalmát Excel és .csv fileokban lehet lementeni a rendszerből. A listák lapozhatóak, az elemszámot a felhasználó saját beállításainál kezelheti. Lehetőség van üres vagy kitöltött mezők keresésére is, ebben az esetben nem konkrét keresőkifejezések, hanem egy mező kitöltöttsége a keresés feltétele. Lehetőség van dokumentumok csoportosítására, folyamatban lévő, mind, jóváhagyott, elutasított, törölt státuszokkal. Továbbá lehetőség van archívumot létrehozni, hogy a ritkán kezelt dokumentumok ne foglaljanak helyet az aktuálisan kezelt listákban.
A keretrendszer egy összetett jogosultsági rendszert valósít meg, amellyel szabályozható, hogy az adatlapok olvasási, szerkesztési és továbbítási jogai kiket illetnek meg. Felhasználói szerepköröket lehet létrehozni, amelyek adatlaponként érvényesítődnek, tehát a felhasználók jogai minden egyes adatlapon kiszámolódnak, azokat csak akkor jeleníti meg a felület, ha olvasási/szerkesztési/továbbítási jogosultság birtokosa az adott felhasználó.
A felhasználók azonosítása történhet a rendszerben eltárolt jelszóval, AD-ből autentikálva, vagy SSO-val megtámogatva, illetve használható kétfaktoros autentikáció is. A rendszerben definiálható session lejárati idő is, ennek közeledtére vizuális figyelmeztetés történik.
A rendszerben egy adott adatlappal kapcsolatosan feladatok érkeznek a felhasználókhoz. Tehát ha egy adatlap egy felhasználó beavatkozását/jóváhagyását igényli, akkor értesítést küld a rendszer számára, amelyből egy linken keresztül elérhető az adatlap. A felhasználói felületen a user számára mindig látható, hogy egy adott modulban hány feladata van. Az emailek küldését le is lehet tiltani, ha egy személy egy jogosultságához tartozó emaileket nem kíván megkapni, akkor a beállításainál ezt megadhatja, minden jogához külön-külön.
Az adatlapok egy folyamaton mennek végig, a létrehozásuktól a végleges elfogadott státuszukig. Ez a folyamat tetszőleges számú lépésből állhat, továbbítani csak megfelelő jogosultsággal lehetséges. A folyamatlépések között elágazások definiálhatók, amelyek az adatlapi mezők alapján dönthetnek, hogy egy adott lépés után melyik következzen, valamint lehetőség van visszafelé is küldeni az adatlapot, módosítható és nem módosítható formában is. Ezek megkülönböztetésére azért van szükség, mert ha nem módosítható formában kerül vissza egy ügyintézőhöz, akkor adatlapi mezőkön nem változtathat, kizárólag egy erre a célra létrehozott chat-szerű mezőben történhet kommunikáció. A folyamatokat BPMN2.0 szabvány szerint lehet definiálni. A folyamatban létezhetnek automatikusan továbbítódó lépések, valamint párhuzamos jóváhagyást is lehetővé tesz.
Az adatlapokhoz felcsatolhatók fileok, amelyeknek kötelezősége definiálható, olvashatóságuk és szerkeszthetőségük jogosultsági szintekhez köthető, valamint az elektronikus aláírásuk is paraméterezhető (több aláírás is történhet egy adott fileon vagy csak egy; szervezeti vagy személyes aláírás kerülhet-e rá).
A rendszerben lehetőség van word sablonok eltárolására és tetszőleges számú használatára, ezáltal bizonylatok, generált pdf-ek készítésére van mód. A sablonok szintén jogosultságokhoz köthetően szerkeszthetőek.
A rendszer alkalmas arra, hogy a vállalat más rendszereivel kapcsolatot teremtsen REST API (JSON) vagy SOAP XML kapcsolatokon keresztül (pl. iktatórendszerekkel, pénzügyi rendszerekkel). A teljesség igénye nélkül a következő rendszerekkel való kapcsolatot tud létrehozni: SAP, ChaRM, Saldo, Nexon, Netlock és Microsec tanúsítványszerverek, Poszeidon, DMS, AdActa iktatórendszerek, NAV Online.
A rendszerben helyettesítések is megvalósíthatók, egy felhasználó felkérhet egy másik felhasználót bizonyos jogainak átmeneti birtoklására, dátumintervallum megadásával, ekkor a felkért felhasználó átmenetileg rendelkezik azokkal a jogokkal, amelyeket az őt felkérő személy birtokol. A helyettesítési felkérés naplózott módon tárolja az információkat, a helyettesítés ténye mindig látszik a felületen.
A rendszerben tetszőleges számú nyelven lehet kiszolgálni a felhasználókat, a nyelvi definíciók kezelésére az adminisztátori felületen van lehetőség.
A rendszer képes költséghelyi, szervezeti adatok (hierarchikus) tárolására, a jogosultsági rendszert ezzel összekötve tudja használni, az SzMSz módosítások kezelésére külön adminisztrációs felület áll rendelkezésre.
A rendszergazdák számára készült adminisztrációs felület lehetőséget nyújt a rendszer paramétereinek állítására, a kiküldésre kerülő levelek szövegezésének szerkesztésére, a folyamatok, űrlapok és jogok kezelésére, a felhasználók és jogaik kezelésére, az időzített futású (1 percenként, 5 percenként, óránként, naponta és hetente időzítésre kerülő) automatikus algoritmusok kezelésésre és futtatására, ünnepnapok kezelésére (a rendszer munkanapok és naptári napok tekintetében is képes határidőket számolni).
A kezdeti adatfeltöltéseket segíti egy szofisztikált migrációs segédeszköz, amelyet Excel táblákon keresztül lehet megvalósítani, és amely hibaellenőrzéssel, adatkitöltési támogatással együttesen hatékonnyá és hibamentessé teheti az egyéb rendszerekből való adatfeltöltést.
A rendszer online súgóval van felszerelve, hogy a felhasználók azonnal elérjék a funkciók leírását.
Az adatlapokat lehetőség van naptár nézetben megjeleníteni, így tárgyalófoglalást, erőforrásfoglalást, eseménynaptárat is könnyen össze lehet állítani. A különböző eseményekre (adatlap adott fázisba érkezése, adott fázisból továbbítása, elutasítása, jóváhagyása, létrehozása, mezőváltozások stb.) különböző programozott tevékenységeket lehet kötni, amelyekkel a munkafolyamat még jobban segítheti a felhasználók munkáját. Eszkaláció is beállítható, mellyel egy adott adatlap ügyintézési határidejének lejártakor értesítést lehet küldeni a felhasználóknak, azok feletteseinek, vagy még feljebb a hierarchiában, annak érdekében, hogy az elakadt ügymenet folytatható legyen.
Tömeges mezőkitöltés, továbbítás, adatmódosítás-támogatás áll még a felhasználók rendelkezésére az egyszerű feladatmegoldás érdekében; Microsoft Excel és Word állományok előállítása, QR és vonalkódok kezelése is rendelkezésre áll.
Minden ügyfelünk nagyon érdekes munkát végez. Legyen az bank, hatóság, nyomda, gyártóüzem vagy egyetem, egy dolog közös bennük: elégedettek és ügyviteli rendszereink használatával hatékonnyá tették a működésüket. Kevesebb papírköltséggel, átláthatóbb működéssel és lerövidült ügyintézési idővel modernizálták az ügyviteli folyamataikat.
Az alábbiakban ízelítőt adunk ügyfeleinknél készített moduljainkból. HR, beszerzés, pénzügy? Minden területen jelentős tapasztalattal rendelkezünk.
Üzleti igény megfogalmazása
komplett dokumentáció már a megvalósítás előtt
Hamarosan használatba veheti az új rendszert
Elégedetten használja